Quels documents pour louer un appartement ? Le guide du dossier de location

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Avatar de l'auteur "Hervé KOFFEL" Hervé Koffel

le 15 mai 2024

[ mis à jour le 15 mai 2024 ]

SOMMAIRE

Lorsque vous cherchez à louer un appartement, la première impression que vous donnez au propriétaire ou à l'agence immobilière est essentielle. Un dossier de location complet et bien préparé peut considérablement augmenter vos chances de sécuriser l’appartement de vos rêves. En effet, les documents que vous présentez attestent de votre fiabilité et de votre capacité à respecter vos engagements locatifs.

Toutefois, les exigences en matière de documentation peuvent varier selon le propriétaire ou l'agence. Il est donc essentiel de comprendre quelles pièces justificatives sont requises pour éviter les retards et démontrer votre sérieux en tant que candidat locataire. Il est aussi important de connaître les documents que les propriétaires n’ont pas le droit d’exiger et savoir flairer les arnaques.

Découvrez ici les documents essentiels à rassembler pour constituer un dossier de location efficace, adapté aux attentes des propriétaires en France.

Les documents d'identification et de résidence

Justificatif d'identité

C’est sans doute la pièce la plus évidente du dossier, mais pour toute démarche de location, il est impératif que le futur locataire présente une pièce d'identité en cours de validité pour vérifier son identité.

Les documents acceptés incluent :

Le loueur peut exiger une seule pièce parmi toutes celles citées. Ces pièces peuvent être présentées sous forme de copie, mais il n'est pas rare que le propriétaire ou l'agent immobilier demande à voir l'original pour s'assurer de leur validité. En cas de document non français, une traduction en français peut être nécessaire.

Justificatif de domicile

Un justificatif de domicile est également requis pour compléter le dossier de location. Les propriétaires acceptent divers documents pour prouver votre résidence actuelle, tels que les quittances de loyer (les 3 dernières généralement), une attestation de l'hébergeur si vous êtes hébergé à titre gratuit, une attestation d’élection de domicile ou encore un avis de taxe foncière (ou titre de propriété de la résidence principale).

Là encore, le propriétaire n'est en droit d’exiger qu’un seul des justificatifs mentionnés. À noter que le document présenté doit être récent (généralement daté de moins de trois mois) et qu'une présentation de l'original peut être exigée pour vérifier son authenticité.

quels documents pour louer un appartement – Une loupe pointée sur  une checklist à côté d’une maison en bois
©Midnight Studio TH – Shutterstock

Les documents professionnels et financiers

Situation professionnelle

Bien entendu, les propriétaires cherchent à s'assurer que les potentiels locataires disposent d'une source de revenus stable, capable de couvrir le loyer et donc d’assurer la rentabilité de leur investissement.

Ainsi, ils peuvent demander des preuves de la situation professionnelle. Pour les salariés, cela peut inclure un contrat de travail ou une attestation de l'employeur indiquant le poste, le salaire, la date de début et la durée de la période d'essai.

Les indépendants pourraient avoir à fournir des copies ou extraits de registre du commerce (K ou K bis), du registre des métiers (D1), de la carte professionnelle, du certificat d’identification de l’INSEE ou des preuves de revenu récentes. Pour un dossier de location étudiant, il est généralement demandé de présenter une carte d'étudiant ou un certificat de scolarité. Comme pour les justificatifs de domicile, une vérification de l'original de ces documents peut être exigée.

Ressources financières

Pour compléter l'évaluation de la solvabilité du locataire, des preuves de ressources financières sont également nécessaires. Les propriétaires sont en droit d’exiger un ou plusieurs documents parmi les suivants :

À l’instar des documents d’identité, les informations fournies doivent être transparentes et à jour, car elles reflètent directement votre capacité à assumer financièrement le loyer et les charges associées.

La caution & les garants

Le rôle d'une caution ou d'un garant est essentiel dans le processus de location d’un logement, surtout pour les locataires qui ne peuvent pas fournir suffisamment de garanties sur leur solvabilité.

Le garant ou la caution s'engage à payer le loyer et les charges en cas de défaut de paiement du locataire pour une raison quelconque. Généralement, les membres de la famille (souvent les parents) se portent garants pour un locataire. Un garant est quasiment systématiquement demandé par un propriétaire pour louer son logement, comme une assurance supplémentaire que le loyer sera toujours réglé.

Le garant devra fournir les mêmes documents obligatoires que le locataire, notamment un justificatif d'identité, de domicile, de situation professionnelle et de ressources financières.

quels documents pour louer un appartement – petit garçon fun avec une liasse de billets et des lunettes noires
©Dmitry Lobanov - Shutterstock

Le terme de “caution” est aussi utilisé pour désigner le garant ou les autres formes d’assurance de paiement de loyer qui peuvent être présentées par le locataire Il existe plusieurs formes de caution :

En savoir plus sur la caution Visale

Les documents que le propriétaire n’a pas le droit de demander

Il peut arriver qu’un propriétaire exige d’autres informations et documents que ceux précédemment cités pour accepter un locataire, mais il n’est pas en droit de le faire. La liste complète des documents susceptibles d’être demandés par un propriétaire pour louer son bien est fixée par le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015, et par conséquent toute pièce qui ne figure pas sur cette liste ne saurait être exigée par le bailleur. Les documents suivants, qui attentent à la vie privée du locataire, ne peuvent pas être demandés :

Si le propriétaire réclame un justificatif non autorisé, il encourt une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 € (ou 15 000 € s'il s'agit d'une personne morale).

Les justificatifs à fournir pour la location d’un logement privé - Service-Public.fr

De plus, les demandes inhabituelles comme celles-ci peuvent être synonymes d’arnaques à la location. Méfiez-vous également des loyers trop bas et offres trop belles pour être vraies, des propriétaires qui demandent des mandats cash (Western Union etc.), et de ceux qui vous demandent de payer une quelconque somme avant la signature du bail (pour la visite par exemple ou sous couvert de “réservation” du logement), tout ça n’est pas légal. Faire preuve de vigilance est extrêmement important lorsque l’on veut louer un logement.

Quelques conseils supplémentaires...

Bien préparer son dossier de location est presque aussi important que les informations qu'il contient. Un dossier bien organisé, clair et complet laissera une impression positive sur le propriétaire et peut différencier un candidat dans un marché locatif compétitif.

Utiliser des services publics en ligne comme DossierFacile peut aider à structurer et sécuriser votre dossier conformément aux attentes des agences et des propriétaires. Il est conseillé de préparer une copie de tous vos documents dans l’ordre requis et de les nommer de manière appropriée si le dossier est soumis électroniquement.

Les propriétaires ou agences immobilières auront tendance à choisir les candidats qui auront fait bonne impression immédiatement dès la constitution du dossier, et encore plus lors de la visite.

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