Budget prévisionnel d’une copropriété : comment ça marche ?

Miora R.

le 02 janvier 2023

[ mis à jour le 02 janvier 2023 ]

Lorsque l’on souhaite acheter un appartement neuf à Nantes ou ailleurs en France en copropriété, il y a quelques petites choses à savoir au niveau de la gestion de celle-ci, et notamment du budget. Le budget prévisionnel d’une copropriété permet d’avoir une vision d’ensemble de tous les frais à venir pour couvrir les dépenses d’un immeuble. Ce document est essentiel et permet d’évaluer précisément le montant de la contribution de chacun. Il faut savoir que ce budget est établi avec l’aide du syndicat, mais doit être discuté et voté lors de l’assemblée générale. Comment calculer le budget prévisionnel d’une copropriété ? Quelles sont les charges à inclure ? On vous explique tout.

Qu’est-ce que le budget prévisionnel de copropriété ?

Le budget prévisionnel de copropriété est un document comptable qui sert à assurer le bon fonctionnement d’une copropriété. Son rôle est d’établir la répartition des charges de l’immeuble entre les copropriétaires. Il a été créé pour planifier les dépenses courantes de l’immeuble pour les années à venir. Le budget prévisionnel d’une copropriété est établi par le conseil syndical et le syndic de copropriété.

Quelles sont les charges à inclure ?

Selon l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, les dépenses suivantes devraient être incluses dans le budget prévisionnel de copropriété :

• Honoraires du syndic ;
• Salaire du gardien ;
• Frais de nettoyage des parties communes ;
• Les dépenses d’énergie dans les parties communes (électricité, eau et chauffage) ;
• Travaux pour maintenir l'immeuble ou les équipements en bon état ou prévenir leur dégradation ou défaillance ;
• Petites réparations (éclairage des parties communes...) ;
• Remplacement d'éléments d'équipements communs (changement des ampoules, chaudière, ascenseur...) uniquement si le prix de remplacement est compris dans le forfait du contrat d'entretien ;
• Assurances ;
• Vérifications périodiques réglementaires (ascenseur, par exemple) ;
• Les dépenses exceptionnelles (par exemple, gros travaux d'entretien de l'immeuble) n'entrent pas dans le budget prévisionnel. Elles doivent être décidées au coup par coup en assemblée générale.

Y a-t-il des charges que l’on peut exclure ?

Seuls les travaux de maintenance assurant le bon fonctionnement des équipements de la copropriété sont à inclure dans ce budget prévisionnel. De ce fait, on peut exclure parfaitement les dépenses exceptionnelles. Ces dernières peuvent cependant faire l’objet de décisions spécifiques de l’assemblée. Les postes suivants sont à exclure : les études techniques (consultations et diagnostics), les gros travaux d’entretien (réfection du toit et ravalement des façades) et les travaux d’amélioration (ajout d’éléments nouveaux, surélévation du bâtiment, transformation d’équipement, affouillement du sol et création ou aménagement de locaux affectés à l’usage commun). Par ailleurs, les travaux de rénovation énergétique ou d’amélioration de l’isolation sont aussi à exclure, tout comme la réfection de la cage d’escalier.

Est-ce que le locataire doit payer les charges de copropriété ?

Normalement, les charges de copropriété sont partagées entre le locataire et le propriétaire. C’est le propriétaire qui doit s’acquitter de ces charges, mais il les répercute en partie sur le loyer mensuel demandé à son locataire. Nous parlons ici de ce que l’on appelle les charges récupérables. Elles concernent les dépenses d’entretien et de réparation des équipements profitant au locataire, les dépenses liées aux services qu’il utilise (chauffage collectif, eau, ascenseur…), les taxes et les redevances en contrepartie de services rendus (redevance d’assainissement, taxe de balayage et taxe d’enlèvement des ordures ménagères). À noter qu’un propriétaire ou locataire d’un logement au rez-de-chaussée peut être exempté des charges touchantes à l’ascenseur, si celui-ci ne dessert pas de niveau sous-sol.

Le locataire devra prendre en charge les dépenses liées à l’utilisation « normale » du logement et de la copropriété. Cela signifie qu’il ne devra s’acquitter que des éventuelles dégradations occasionnées et qu’il n’est pas responsable des dégradations dues à l’usure et à la vétusté des équipements de l’immeuble.

La rémunération du gardien peut être répercutée au locataire de l’ordre de 75 %, si le concierge s’occupe à la fois du nettoyage des parties communes et de la gestion des poubelles. Par contre, la prise en charge de sa rémunération ne sera que de 40 % pour le locataire si le gardien n’assure qu’une seule de ces tâches. Il convient de noter que pour une maison individuelle et en l’absence de parties communes, le locataire ne devra payer que les charges concernant la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

À quelle fréquence doit-on régulariser les charges ?

Les charges doivent être régularisées tous les ans. Le propriétaire devra se baser sur le relevé individuel des charges adressé par le syndic chaque année pour connaître plus ou moins précisément les dépenses à régulariser auprès de ses locataires. Le décompte devra être envoyé au moins un mois avant la date de régularisation exigée. Précisons qu’il existe un délai de prescription de trois ans pour la demande d’une régularisation des charges impayées.

Comment préparer un budget prévisionnel de copropriété ?

Pour bien préparer un budget prévisionnel de copropriété, il ne faudra laisser aucune place à l’improvisation. C’est la raison pour laquelle il revient au syndic de s’occuper de cette tâche. Avant que les dépenses puissent être présentées au vote des copropriétaires, elles devront être prises en compte et, surtout, négociées. Le vote du budget prévisionnel par l’assemblée générale déterminera les dépenses pour les travaux à effectuer et les appels de charges (recettes) sur toute l’année comptable à venir.

Lors de l’établissement du budget prévisionnel, il est conseillé de se référer au budget de l’année N-1 pour n’oublier aucun poste de dépense. Généralement, le budget prévisionnel comprend trois catégories d’informations : les budgets des deux exercices précédents, les éventuels écarts entre le budget prévisionnel et le budget constaté ainsi que le budget proposé pour le prochain exercice. L’inflation est un élément à prendre en compte, surtout actuellement, dans la comparaison des dépenses réelles effectuées par rapport à l’année précédente.

Le syndic aura pour mission de remettre le budget prévisionnel de copropriété au même moment que les documents préparatoires de l’assemblée générale.

Comment fonctionne le vote des dépenses ?

Le budget prévisionnel est voté chaque année pour les dépenses de l’année à venir, il s’agit d’un exercice comptable des 12 prochains mois. Soulignons que le vote doit impérativement être organisé 6 mois avant l’exercice concerné. Le budget prévisionnel d’une copropriété est globalement voté à la majorité simple par les copropriétaires présents ou représentés. Les absents ne seront pas pris en compte. Deux provisions trimestrielles peuvent être établies lorsque le budget prévisionnel ne peut pas être voté à temps. Chacune sera égale au quart du budget qui a été voté précédemment.

Pour être adopté, le budget devra impérativement être validé par la moitié des copropriétaires, même si tous les postes de dépenses peuvent être discutés par l’ensemble des copropriétaires lors de l’assemblée générale.

Les provisions sur charge : qu’est-ce que c’est ?

Une fois le vote terminé, le syndic devra mettre en place des appels de fonds pour récolter les sommes nécessaires. Cette étape est aussi appelée « les provisions sur charges ». Des appels de fonds seront envoyés aux copropriétaires de manière régulière, accompagnés d’un courrier contenant des informations sur la date limite de paiement et sur le montant à payer par copropriétaire.

Quelles sont les règles des appels de fonds ?

Tous les propriétaires doivent s’acquitter des provisions sur charges, même si certains ont été absents lors du vote du budget prévisionnel de copropriété. Voici les principales règles des appels de fonds :

• Les sommes sont exigibles le premier jour de chaque trimestre de l’année en cours, mais l’assemblée générale peut voter un autre échéancier si elle le souhaite ;
• Chaque propriétaire devra payer à proportion de sa quote-part des parties communes de l’immeuble. Rappelons que la quote-part est exprimée en tantièmes et millièmes et qu’elle est définie par la clé de répartition. Elle est inscrite clairement dans le règlement de copropriété ;
• Souvent, les appels de fonds ont lieu chaque début de trimestre. À chaque fois, un quart du montant total du budget prévisionnel devra être versé par les copropriétaires. Si un copropriétaire ne paie pas sa part, le syndic peut faire une réclamation et lancer une procédure de recouvrement dans un délai de 5 ans.

Si un copropriétaire ne paie pas ses charges à temps, il deviendra débiteur. Dans un premier temps, il est conseillé de le relancer à l’amiable, avant d’engager des procédures contentieuses.

Peut-on réajuster un budget prévisionnel ?

Il est possible de réajuster un budget prévisionnel, si les prévisions ont été trop basses ou trop élevées. Dans le cas d’un moins-perçu ou d’un trop-perçu, la différence sera soustraite ou ajoutée aux futurs appels de fonds. Le réajustement devra être voté par les copropriétaires lors d’une assemblée générale le mentionnant dans l’ordre du jour.

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